POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

1. Información Sobre Poli Check-In

Poli Check-In es una empresa española dedicada al desarrollo y comercialización de soluciones tecnológicas para la gestión de registros de alojamiento de viajeros y el cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad ciudadana.

2. ¿Cuál es el Propósito de Esta Política?

Esta política de privacidad explica cómo Poli Check-In recoge, utiliza, almacena y protege los datos personales de:

• Clientes: Propietarios y gestores de establecimientos de alojamiento turístico
• Huéspedes: Las personas que se alojan en los establecimientos que utilizan nuestro servicio

Queremos ser completamente transparentes sobre cómo tratamos la información que nos confía.

3. Base Legal del Tratamiento de Datos

El tratamiento de datos personales por parte de Poli Check-In se fundamenta en:

• Real Decreto 933/2021, de 24 de noviembre, que regula las obligaciones de registro documental e información en materia de seguridad ciudadana para actividades de hospedaje y alquiler de vehículos.
• Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales para prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales.
• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), Reglamento (UE) 2016/679 y demás normativa española de protección de datos.

Esto significa que el tratamiento de datos es obligatorio por ley y no está basado en su consentimiento, aunque solicitamos confirmación de que está informado.

4. ¿Qué Servicios Ofrece Poli Check-In?

Poli Check-In ofrece soluciones tecnológicas para la gestión de datos de alojamiento:

• Aplicación móvil (iOS y Android) que permite a los gestores de alojamientos registrar datos de huéspedes
• Plataforma web de clientes para la administración de partes de entrada y gestión de registros
• Solución de pre-checkin web para que huéspedes puedan pre-registrarse de forma digital
• Transmisión automática de datos a las autoridades competentes

Todos nuestros servicios están diseñados exclusivamente para cumplir con el Real Decreto 933/2021 y facilitar el cumplimiento legal de nuestros clientes.

5. Datos de Clientes (Propietarios y Gestores)

5.1 ¿Qué datos recogemos de nuestros clientes?

Para proporcionar nuestro servicio, recogemos:

5.2 ¿Para qué usamos los datos de nuestros clientes?

• Proporcionar y mantener el servicio de Poli Check-In
• Facilitar el cumplimiento de obligaciones legales según el Real Decreto 933/2021
• Enviar actualizaciones de la aplicación, nuevas funcionalidades y información sobre cambios en nuestro servicio
• Comunicar información sobre pagos, facturación y estado del servicio
• Analizar el uso de las funcionalidades de nuestra aplicación móvil para mejorar nuestro servicio
• Proporcionar soporte técnico y atención al cliente

5.3 ¿Compartimos datos de clientes con terceros?

No compartimos datos de clientes con terceros para otros fines que no sean la prestación del servicio. Los únicos accesos a datos de clientes son:

• El propio cliente (propietario o gestor del alojamiento)
• Autoridades competentes, únicamente cuando la ley lo exige

6. Datos de Huéspedes

6.1 ¿Qué datos de huéspedes recogemos?

Los datos de huéspedes se recopilan exclusivamente para cumplir con las obligaciones del Real Decreto 933/2021. Estos datos incluyen:

6.2 ¿Cómo recogemos datos de huéspedes?

Los datos de huéspedes se recopilan de dos formas:

• Entrada directa: El gestor del establecimiento introduce los datos en nuestra aplicación móvil durante el registro de entrada
• Manual: Los datos son introducidos en nuestra aplicación móvil de forma manual
• Escaner: Los datos son obtenidos mediante un OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) usando un nuestra aplicación móvil. En nigún momento se envía información a servicios externos.
• Pre-checkin digital: El huésped puede pre-registrarse a través de nuestra plataforma web de pre-checkin antes de llegar al alojamiento

6.3 Información sobre Menores de Edad

Conforme al Real Decreto 933/2021, los menores de 14 años no pueden registrarse de forma independiente. Sus datos se proporcionan por la persona mayor de edad que los acompaña. Poli Check-In únicamente almacena datos de menores en relación directa con el cumplimiento de esta obligación legal.

6.4 ¿Para qué usamos datos de huéspedes?

• Cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad ciudadana conforme al Real Decreto 933/2021
• Transmisión de datos a autoridades competentes de seguridad
• Almacenamiento seguro en nuestras bases de datos para que clientes puedan acceder cuando lo necesiten (durante los 3 años obligatorios de conservación)

6.5 ¿Compartimos datos de huéspedes con terceros?

Sí, únicamente con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y Autonómicos (según competencia territorial). Los datos de huéspedes se transmiten a:

• Ministerio del Interior - Secretaría de Estado de Seguridad: A través del portal https://hospedajes.ses.mir.es/hospedajes-sede/
• Ertzaintza (Policía del País Vasco): A través de https://www.ertzaintza.euskadi.eus/
• Mossos d'Esquadra (Policía de Cataluña): A través de https://registreviatgers.mossos.gencat.cat/

Los datos no se comparten con ninguna otra entidad, empresa comercial o tercero que no sea autoridad competente.

6.6 ¿Qué NO hacemos con datos de huéspedes?

• ❌ No usamos datos para fines comerciales o de marketing
• ❌ No compartimos datos con empresas terceras
• ❌ No realizamos perfilado o análisis comportamental de huéspedes
• ❌ No enviamos comunicaciones comerciales a huéspedes
• ❌ No exponemos datos públicamente

7. Responsables y Encargados del Tratamiento de Datos

7.1 Los Gestores de Alojamientos como Responsables del Tratamiento

Los propietarios y gestores de alojamientos (hoteles, casas rurales, apartamentos turísticos, etc.) que utilizan Poli Check-In son los responsables del tratamiento de datos personales. Esto significa que:

• Determinan los fines del tratamiento (cumplir con el Real Decreto 933/2021)
• Son responsables ante las autoridades del cumplimiento de la ley
• Deben informar a los huéspedes sobre el tratamiento de sus datos
• Responden ante la AEPD y autoridades de protección de datos

7.2 Poli Check-In como Encargado del Tratamiento

Poli Check-In actúa como encargado del tratamiento de datos personales. Esto significa que:

• Deciden qué datos es necesario recopilar para cumplir con el Real Decreto 933/2021
• Informan a los huéspedes sobre el tratamiento de sus datos cuando estos son recopilados y firmados mediante la aplicación
• Procesan datos en nombre de nuestros clientes (los gestores de alojamientos)
• Implementan las medidas técnicas y de seguridad para proteger los datos
• Almacenan de forma segura los datos
• Transmiten los datos a las autoridades competentes conforme a las instrucciones legales
• No toman decisiones independientes sobre el tratamiento de datos, dan soporte al cumplimiento del Real Decreto 933/2021

7.3 Acuerdo de Encargo de Tratamiento

Poli Check-In ha firmado un Acuerdo de Encargo de Tratamiento (también conocido como Contrato de Procesamiento de Datos) con cada cliente que especifica:

• Las obligaciones de seguridad que Poli Check-In debe cumplir
• Los datos que pueden ser procesados
• La duración del tratamiento
• Las medidas técnicas y organizativas implementadas
• Los derechos y obligaciones de ambas partes

7.4 Responsabilidades Divididas

Aunque Poli Check-In es el encargado, ambas partes tienen responsabilidades claras:

8. Transmisión de Datos a Autoridades

8.1 ¿Cómo se transmiten los datos?

Poli Check-In transmite los datos de huéspedes de forma segura a través de las plataformas específicas de cada autoridad competente. Cada transmisión queda registrada en nuestros sistemas con un identificador único para poder verificar que se ha realizado correctamente.

8.2 ¿Cuándo se transmiten los datos?

Conforme al Real Decreto 933/2021, la transmisión de datos se realiza:

• En el momento de la reserva o formalización del contrato
• En el inicio de los servicios de alojamiento
• En caso de anulación de la reserva
• Siempre de forma inmediata, en plazo no superior a 24 horas desde el evento que genera la obligación

8.3 Seguridad en la Transmisión

Todas las transmisiones de datos se realizan mediante conexiones cifradas y protegidas, asegurando que solo las autoridades destinatarias puedan acceder a los datos.

9. Almacenamiento y Seguridad de Datos

9.1 ¿Dónde almacenamos los datos?

Los datos se almacenan en infraestructuras de Microsoft Azure situadas en el Espacio Económico Europeo, asegurando el cumplimiento de la normativa europea de protección de datos.

9.2 ¿Cuánto tiempo conservamos los datos?

Los datos se conservan durante 3 años desde la finalización del servicio de alojamiento. Tras el vencimiento de este plazo, los datos se eliminan automáticamente de nuestros sistemas sin posibilidad de recuperación.

Este periodo es el establecido por la ley para poder responder ante autoridades judiciales o investigaciones de seguridad.

9.3 Medidas de Seguridad Técnicas

Poli Check-In implementa múltiples capas de seguridad:

9.4 Incidentes de Seguridad

Si detectamos un incidente de seguridad que afecte a datos personales, notificaremos a las autoridades competentes (AEPD) y a los afectados conforme a la ley.

10. Proveedores de Servicios Externos

10.1 ¿Qué terceros tienen acceso a nuestros sistemas?

Poli Check-In utiliza servicios de terceros para prestar nuestro servicio de forma segura y confiable.

10.2 Importante sobre Seguridad

11. Cookies y Tecnologías de Rastreo

11.1 ¿Usamos cookies?

Sí, utilizamos cookies en nuestras aplicaciones web para:

• Mantener sesiones de usuario autenticadas
• Recordar preferencias de usuario

11.2 Tipos de Cookies

11.3 ¿Cómo gestionar cookies?

Puede controlar las cookies en su navegador. La mayoría de navegadores permiten bloquear, eliminar o notificar sobre cookies. Consulte la ayuda de su navegador para aprender cómo hacerlo. Tenga en cuenta que algunas cookies son técnicas y necesarias para que nuestro servicio funcione correctamente.

12. Sus Derechos de Protección de Datos

12.1 Derechos que tiene

Conforme al Reglamento General de Protección de Datos, tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales:

• Derecho de Acceso: Puede solicitar conocer qué datos tenemos sobre usted y recibir una copia.
• Derecho de Rectificación: Puede solicitar que corrijamos datos inexactos o incompletos.
• Derecho de Supresión: Puede solicitar la eliminación de sus datos (con limitaciones por obligaciones legales).
• Derecho de Limitación del Tratamiento: Puede solicitar que limitemos el uso de sus datos.
• Derecho de Portabilidad: Puede solicitar sus datos en formato electrónico para transferirlos a otro responsable.
• Derecho de Oposición: Puede oponerse al tratamiento de sus datos (con limitaciones por obligaciones legales).
• Derechos Relacionados con Decisiones Automatizadas: Puede oponerse a decisiones basadas en tratamiento automatizado.

12.2 Limitaciones de Derechos

12.3 ¿Cómo ejercer sus derechos?

Para ejercer cualquiera de sus derechos de protección de datos, puede:

• Enviar un email a contacto@policheckin.es indicando claramente qué derecho desea ejercer (acceso, rectificación, supresión, etc.)
• Proporcionar información que nos permita identificarle (nombre, email, teléfono)
• Explicar detalladamente qué información solicita o desea cambiar

Nos comprometemos a responder su solicitud en un plazo máximo de 30 días naturales desde que la recibamos. Si necesitamos más tiempo por la complejidad de la solicitud, le notificaremos.

12.4 Reclamación ante Autoridades

Si considera que Poli Check-In no respeta sus derechos de protección de datos, puede presentar una reclamación ante:

13. Comunicaciones Que Podemos Enviarle

13.1 Comunicaciones sobre el Servicio

Como cliente, podemos enviarle:

• Actualizaciones sobre nuevas funcionalidades de la aplicación
• Información sobre versiones o cambios en el servicio
• Comunicaciones sobre pagos, facturación o cambios en precios
• Comunicaciones de los registros realizados en formato pdf
• Información sobre el estado del servicio o mantenimiento
• Respuestas a sus solicitudes de soporte técnico

13.2 Comunicaciones que NO le enviaremos

• ❌ Promociones de productos o servicios no relacionados con nuestro servicio

14. Transferencias Internacionales de Datos

Poli Check-In operamos exclusivamente en España. Los datos se almacenan y procesan dentro del Espacio Económico Europeo (EEE), cumpliendo completamente con la normativa europea de protección de datos.

No realizamos transferencias de datos a países fuera del EEE.

15. Cambios en Esta Política

Poli Check-In puede actualizar esta política de privacidad cuando sea necesario. Los cambios significativos le serán comunicados mediante:

• Email a su dirección de contacto registrada
• Publicación en nuestro sitio web

Se recomienda revisar esta política regularmente para estar informado sobre cómo protegemos sus datos.

16. Preguntas Frecuentes

¿Qué ocurre si no autorizo el tratamiento de datos?

El tratamiento de datos es obligatorio por ley conforme al Real Decreto 933/2021. No autorizar el tratamiento significa no poder utilizar nuestro servicio de registro de huéspedes, lo que podría significar incumplimiento legal para su establecimiento.

¿Pueden acceder mis datos los competidores?

No. Los datos están protegidos mediante cifrado y acceso restringido. Solo usted, nosotros y las autoridades competentes pueden acceder a los datos.

¿Cuánto tiempo espero para una respuesta sobre mis derechos?

30 días naturales como máximo desde que recibimos su solicitud.

¿Qué pasaría si Poli Check-In desapareciera?

Sus datos estarían protegidos por nuestras obligaciones legales. Los datos se conservarían de forma segura durante el período legal obligatorio (3 años desde el servicio).