1. Objeto del servicio
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, contratación y uso de la aplicación POLI CHECK-IN (en adelante, el “Servicio”).
POLI CHECK-IN es una solución tecnológica dirigida a establecimientos de alojamiento que permite:
- La recogida y digitalización de datos de huéspedes
- La generación de partes de entrada o fichas de registro
- La gestión y almacenamiento de dicha información
- La transmisión de datos a las autoridades competentes conforme a la normativa aplicable
El Servicio tiene como finalidad facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de registro de viajeros.
2. Usuarios
El Servicio está dirigido principalmente a:
- Personas físicas o jurídicas titulares de establecimientos de alojamiento
- Profesionales o empleados autorizados para la gestión de dichos establecimientos
Estos usuarios actuarán en calidad de clientes del servicio, contratando POLI CHECK-IN para el cumplimiento de sus obligaciones legales.
No obstante, la aplicación podrá ser utilizada también por usuarios finales (huéspedes), quienes podrán introducir y firmar sus datos personales a través de la aplicación o de los enlaces de pre check-in facilitados por el establecimiento.
En estos casos:
- El huésped actúa únicamente como usuario del entorno tecnológico, sin relación contractual directa con POLI CHECK-IN
- El tratamiento de sus datos se realiza bajo la responsabilidad del establecimiento
- POLI CHECK-IN actúa como encargado del tratamiento conforme a lo dispuesto en el apartado de protección de datos
3. Alta y acceso al servicio
El acceso al Servicio requiere el alta previa mediante los formularios habilitados.
El usuario será responsable de:
- Facilitar información veraz y actualizada
- Custodiar sus credenciales de acceso
- Notificar cualquier uso no autorizado
POLI CHECK-IN podrá denegar, suspender o cancelar el acceso en caso de incumplimiento de las presentes condiciones o uso indebido del Servicio.
4. Periodo de prueba
POLI CHECK-IN podrá ofrecer un periodo de prueba gratuito de un (1) mes.
Durante este periodo:
- El usuario podrá acceder a las funcionalidades del Servicio
- Podrán establecerse limitaciones razonables de uso (por ejemplo, número máximo de huéspedes registrados)
POLI CHECK-IN se reserva el derecho de modificar dichas limitaciones en cualquier momento por motivos técnicos u operativos.
5. Contratación del servicio
Finalizado el periodo de prueba:
- No se realizará ningún cargo automático
- El usuario recibirá una proforma para la contratación del Servicio
- La activación del servicio quedará condicionada al abono previo
En caso de no realizarse el pago en el plazo indicado, POLI CHECK-IN podrá suspender o limitar el acceso al Servicio.
6. Precio y condiciones económicas
El acceso al Servicio estará sujeto al pago de las tarifas vigentes en cada momento, que serán comunicadas al usuario con carácter previo a la contratación.
La contratación del servicio se realizará mediante la aceptación de la correspondiente proforma remitida al usuario.
Formas de pago:
POLI CHECK-IN se reserva el derecho de:
- Modificar los precios en cualquier momento
- Establecer diferentes planes o modalidades de contratación
- Habilitar nuevos medios de pago (como tarjeta bancaria, Bizum u otros sistemas electrónicos)
Los precios aplicables serán los vigentes en el momento de la contratación.
El impago facultará a POLI CHECK-IN para suspender o cancelar el acceso al Servicio.
El usuario dispondrá de un plazo de siete (7) días naturales desde el envío de la proforma para efectuar el pago.
Transcurrido dicho plazo sin haberse realizado el pago, POLI CHECK-IN podrá suspender o cancelar el acceso al Servicio.
Asimismo, en caso de consumos adicionales no incluidos en el plan contratado (como packs extra u otros servicios adicionales), estos serán facturados de forma independiente y deberán ser abonados por el usuario, incluso en el supuesto de que decida no renovar el servicio.
El impago de importes correspondientes a servicios adicionales o consumos podrá igualmente dar lugar a la suspensión del Servicio.
7. Duración y renovación
El servicio tendrá una duración de un (1) año desde su activación.
La renovación:
- No será automática
- Requerirá la aceptación y pago de una nueva proforma
En caso de no renovación del servicio, el usuario deberá abonar, en todo caso, los importes correspondientes a los consumos adicionales realizados durante el periodo contratado y que no hubieran sido previamente facturados o satisfechos.
8. Licencia de uso
POLI CHECK-IN concede al usuario una licencia de uso:
- No exclusiva
- No transferible
- Limitada al periodo contratado
Queda prohibido:
- Ceder el uso del Servicio a terceros no autorizados
- Realizar ingeniería inversa, descompilación o cualquier intento de acceso al código fuente
- Utilizar el Servicio para fines distintos de los previstos
9. Uso del servicio y obligaciones del usuario
El usuario se compromete a:
- Utilizar el Servicio conforme a la legislación vigente
- Cumplir con sus obligaciones legales en materia de registro de viajeros
- Garantizar la veracidad y licitud de los datos introducidos
- Disponer de base legal para el tratamiento de datos personales
El usuario será el único responsable de:
- Los datos tratados
- Las comunicaciones realizadas a autoridades
- El cumplimiento de la normativa aplicable
10. Funcionamiento del servicio
POLI CHECK-IN proporciona una herramienta tecnológica de apoyo para la gestión del registro de huéspedes y el cumplimiento de obligaciones legales.
El Servicio puede incluir funcionalidades automatizadas para la recogida, tratamiento y comunicación de datos a las autoridades competentes.
POLI CHECK-IN no garantiza:
- La ausencia de errores técnicos
- La disponibilidad ininterrumpida del Servicio
- La adecuación a necesidades específicas del usuario
11. Integraciones y servicios de terceros
El Servicio podrá integrarse con herramientas o sistemas de terceros.
POLI CHECK-IN no será responsable de:
- El funcionamiento de dichos servicios
- Errores derivados de integraciones
- Interrupciones causadas por terceros
12. Responsabilidad
POLI CHECK-IN actúa como proveedor tecnológico.
En la máxima medida permitida por la legislación aplicable:
- No será responsable de daños indirectos, pérdida de beneficios o pérdida de datos
- No será responsable del incumplimiento de obligaciones legales por parte del usuario
- No será responsable del uso indebido del Servicio
La responsabilidad total de POLI CHECK-IN quedará limitada al importe abonado por el usuario en el último periodo anual contratado.
13. Fuerza mayor
POLI CHECK-IN no será responsable del incumplimiento o retraso en el cumplimiento de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento se deba a causas de fuerza mayor, incluyendo, entre otras:
- Fallos en redes de telecomunicaciones
- Interrupciones del suministro eléctrico
- Ataques informáticos o ciberincidentes
- Actuaciones de autoridades públicas
- Desastres naturales
- Huelgas o conflictos laborales
- Cualquier otra circunstancia fuera de su control razonable
En tales casos, las obligaciones quedarán suspendidas durante el tiempo que dure la causa de fuerza mayor.
14. Disponibilidad y soporte
POLI CHECK-IN realizará esfuerzos razonables para garantizar la disponibilidad del Servicio.
Podrán producirse interrupciones por mantenimiento, actualizaciones o incidencias técnicas.
15. Propiedad intelectual
Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la aplicación POLI CHECK-IN, incluyendo, a título enunciativo, pero no limitativo, el software, código fuente, diseño, interfaz, estructura, bases de datos, textos, imágenes, logotipos, marcas y demás elementos que la componen, son titularidad exclusiva de POLI CHECK-IN o de terceros licenciantes.
El acceso y uso del Servicio no implica en ningún caso la cesión de dichos derechos al usuario.
Queda expresamente prohibido:
- Reproducir, copiar, distribuir, transformar o comunicar públicamente el contenido
- Descompilar, realizar ingeniería inversa o intentar acceder al código fuente
- Eliminar o modificar avisos de propiedad intelectual
- Utilizar la aplicación con fines comerciales distintos de los autorizados
El incumplimiento de esta cláusula podrá dar lugar a las acciones legales correspondientes.
16. Protección de datos
En el marco del uso del Servicio:
- El usuario (establecimiento de alojamiento) actúa como responsable del tratamiento de los datos personales de los huéspedes.
- POLI CHECK-IN actúa como encargado del tratamiento, accediendo a dichos datos únicamente para la prestación del Servicio.
El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a las instrucciones del usuario y a la normativa aplicable en materia de protección de datos.
Las condiciones específicas que regulan dicho tratamiento se establecen en el Contrato de Encargo del Tratamiento, que se incorpora como Anexo I a los presentes Términos y Condiciones y que prevalecerá en caso de conflicto en materia de protección de datos.
17. Suspensión y resolución
POLI CHECK-IN podrá suspender o resolver el acceso al Servicio en caso de:
- Incumplimiento de las presentes condiciones
- Uso fraudulento o ilícito
- Impago
18. Cancelación y devoluciones
El usuario podrá dejar de utilizar el Servicio en cualquier momento.
Las cantidades abonadas no serán reembolsables, salvo en los supuestos legalmente exigibles.
19. Modificaciones
POLI CHECK-IN se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento.
20. Legislación aplicable y jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se rigen por la legislación española.
Para la resolución de cualquier controversia, las partes acuerdan someterse expresamente a los Juzgados y Tribunales de Bilbao, con renuncia a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.
Revisado por última vez en abril de 2026. Versión 1.
ANEXO I – Contrato de encargo del tratamiento (POLI CHECK-IN)
1. Objeto del encargo del tratamiento
POLI CHECK-IN actuará como encargado del tratamiento, tratando por cuenta del usuario (en adelante, el “Responsable del Tratamiento”), los datos personales estrictamente necesarios para la prestación del servicio.
El servicio consiste en:
- La recogida y digitalización de datos de huéspedes
- La generación de partes de entrada o fichas de registro
- La gestión y almacenamiento de dichos datos
- La transmisión de la información a las autoridades competentes conforme a la normativa aplicable
2. Naturaleza del tratamiento e identificación de los datos
2.1 Tratamientos a realizar
El servicio implica la realización de las siguientes operaciones de tratamiento:
- Recogida
- Registro
- Conservación
- Consulta
- Comunicación por transmisión
- Interconexión
- Supresión y destrucción
2.2 Datos tratados
Para la prestación del servicio, el Responsable facilitará o permitirá el acceso a datos personales de:
- Huéspedes del establecimiento
Que podrán incluir, entre otros:
- Datos identificativos (nombre, apellidos, documento de identidad)
- Datos de contacto (incluyendo domicilio)
- Datos de estancia
- Firma
- Cualquier otro dato requerido por la normativa aplicable en materia de registro de viajeros
2.3 Finalidad del tratamiento
El tratamiento se limitará exclusivamente a la prestación del servicio descrito y al cumplimiento de las obligaciones legales del Responsable en materia de registro de huéspedes.
3. Duración
El presente encargo tendrá la misma duración que la relación contractual entre las partes.
Una vez finalizada la prestación:
- POLI CHECK-IN deberá suprimir o devolver los datos personales, según indique el Responsable
- Podrá conservarlos debidamente bloqueados cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o para la defensa de posibles responsabilidades
4. Obligaciones del encargado del tratamiento
POLI CHECK-IN se compromete a:
- Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Responsable
- No utilizar los datos para fines propios
- No comunicar los datos a terceros, salvo autorización expresa del Responsable o cuando exista una obligación legal
- Garantizar la confidencialidad de los datos personales
- Asegurar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan a respetar la confidencialidad
- Mantener a disposición del Responsable la documentación que acredite el cumplimiento de sus obligaciones
- Llevar un registro de las actividades de tratamiento realizadas por cuenta del Responsable
5. Subcontratación
El Responsable autoriza a POLI CHECK-IN a recurrir a subencargados del tratamiento cuando sea necesario para la prestación del servicio.
En particular, podrán intervenir proveedores relacionados con:
- Infraestructura tecnológica y servicios de alojamiento de datos (hosting)
- Servicios técnicos necesarios para el funcionamiento de la aplicación
POLI CHECK-IN se compromete a:
- Seleccionar proveedores que ofrezcan garantías adecuadas en materia de protección de datos
- Informar al Responsable de cualquier cambio relevante en los subencargados
- Formalizar con dichos subencargados los correspondientes contratos de encargo del tratamiento
6. Notificación de violaciones de seguridad
POLI CHECK-IN notificará al Responsable, sin dilación indebida y, en todo caso, en un plazo máximo de 24 horas desde que tenga conocimiento, cualquier violación de la seguridad de los datos personales.
La notificación incluirá, cuando sea posible:
- Descripción de la naturaleza de la incidencia
- Categorías de datos y de interesados afectados
- Posibles consecuencias
- Medidas adoptadas o propuestas
7. Atención de derechos de los interesados
En caso de que los interesados ejerzan sus derechos ante POLI CHECK-IN, este lo comunicará al Responsable sin dilación indebida.
8. Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al Responsable del Tratamiento:
- Facilitar los datos necesarios para la prestación del servicio
- Garantizar que dispone de una base legal adecuada para el tratamiento de los datos personales
- Cumplir con las obligaciones establecidas en la normativa de protección de datos
- Supervisar el tratamiento realizado por el encargado
9. Confidencialidad
POLI CHECK-IN se compromete a mantener el deber de secreto respecto a los datos personales a los que tenga acceso, incluso después de la finalización del servicio.
10. Responsabilidad
POLI CHECK-IN será responsable únicamente en los casos en que:
- Trate los datos para fines propios
- Incumpla las instrucciones del Responsable
- Vulnere la normativa aplicable en materia de protección de datos
Cláusulas adicionales – Obligaciones mínimas de seguridad del encargado del tratamiento
En relación con los datos personales a los que acceda en el marco de la prestación del servicio, POLI CHECK-IN se compromete a aplicar las siguientes medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad apropiado al riesgo, conforme al artículo 32 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD):
1. Gestión de accesos
- El acceso a los datos personales estará limitado exclusivamente al personal autorizado que necesite acceder a los mismos para la prestación del servicio.
- Se implementarán mecanismos de autenticación mediante usuario y contraseña individual.
- Las credenciales de acceso serán personales e intransferibles.
- Se adoptarán medidas para evitar accesos no autorizados, incluyendo el bloqueo de accesos tras múltiples intentos fallidos.
2. Control de usuarios y perfiles
El acceso a los datos personales estará limitado a las personas estrictamente necesarias para la prestación del servicio.
Actualmente, el acceso a los sistemas se encuentra restringido al personal interno de POLI CHECK-IN encargado del soporte y mantenimiento de la aplicación.
3. Confidencialidad del personal
POLI CHECK-IN garantizará que cualquier persona que pueda acceder a datos personales en el marco de la prestación del servicio estará sujeta a obligaciones de confidencialidad.
4. Seguridad de los sistemas
- POLI CHECK-IN adoptará medidas razonables para proteger los sistemas frente a accesos no autorizados y otras amenazas que puedan afectar a la seguridad de los datos.
- Los sistemas y aplicaciones utilizados en la prestación del servicio se basan en soluciones tecnológicas de terceros en modalidad SaaS, cuya actualización y mantenimiento corresponde a dichos proveedores.
- POLI CHECK-IN hará un uso diligente de dichas herramientas, conforme a sus funcionalidades y configuraciones disponibles.
5. Almacenamiento y transmisión de datos
- Los datos personales serán almacenados en entornos seguros.
- Se adoptarán medidas para garantizar la protección de los datos durante su transmisión, evitando accesos no autorizados.
- En caso de transmisión de datos a autoridades competentes, se realizará a través de canales seguros conforme a la normativa aplicable.
6. Copias de seguridad y recuperación
- Las copias de seguridad se gestionan mediante proveedores de infraestructura en la nube utilizados en la prestación del servicio, que disponen de mecanismos de redundancia y replicación de datos.
- POLI CHECK-IN hará un uso diligente de dichas soluciones en el marco de sus funcionalidades disponibles.
7. Gestión de incidencias
- Se establecerán procedimientos para la detección, gestión y resolución de incidentes de seguridad.
- Se mantendrá un registro de incidencias que afecten a los datos personales.
8. Conservación y eliminación de datos
- Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para la prestación del servicio o cumplimiento de obligaciones legales.
- Una vez finalizada la relación contractual, los datos serán suprimidos o devueltos al responsable, salvo obligación legal de conservación.
- En caso de producirse una incidencia relevante, se informará al responsable del tratamiento conforme a lo previsto en el presente contrato.
9. Evaluación y revisión de medidas
POLI CHECK-IN adoptará las medidas de seguridad teniendo en cuenta el estado de la técnica y la naturaleza del servicio, pudiendo adaptarlas en función de la evolución tecnológica y de los riesgos identificados.